Annotazioni / Ricordamelo la prossima volta

Gol Web presenta una funzionalità semplice ma allo stesso tempo molto utile: una funzionalità che permette di collezionare quante più informazioni possibili riguardo una data attività da svolgere per non dimenticare nulla. Una funzionalità grazie alla quale non si lascerà nulla al caso e che farà risparmiare un mare di carta ed inchiostro.

“Annotazioni / ricordamelo la prossima volta” è presente nel pacchetto Gol Service e Gol Manutenzioni. Dopo aver creato un’attività sarà possibile aggiungere delle note o dei commenti manualmente per avere sempre sottomano qualsiasi informazione supplementare che sia necessaria. Tali note sono configurabili per categoria di pertinenza ed è possibile renderle visibili solo ad alcuni utenti: ad esempio all’operaio incaricato della specifica manutenzione.

Si potrà aggiungere inoltre ad una nota il flag “Ricordamelo la prossima volta”. In questo modo ogni volta che una nuova attività verrà creata la nota si ripeterà. Ad esempio, se è in programma una manutenzione si potrà impostare l’avvertimento “ricorda il badge di accesso” che apparirà all’operatore che eseguirà il lavoro.

Anche in questo caso un’idea semplice ma che assolve ad un bisogno essenziale all’interno di un’azienda: eseguire le attività in maniera precisa e senza margine di errore.

Note per numero di ordine

Come il corrispettivo cartaceo, le note digitali spesso sono collegate non ad una scheda cliente ma ad un ordine specifico. C’è quindi la possibilità di inserire note digitali all’interno di uno specifico dossier relativo ad un cliente od un fornitore: esse vengono salvate per data ed è quindi possibile consultarne lo storico. Si potrà inoltre attivare la funzionalità “ricordamelo la prossima volta” nel caso in cui in futuro si debba tener conto di tale informazione.

Le note non sono necessariamente visibili da tutti coloro che hanno accesso all’applicazione. Un commerciale non avrà la necessità di consultare lo storico delle manutenzioni, ed ad un tecnico non interesseranno i report sulla vendita di un macchinario: ecco quindi che le note possono essere contrassegnate in base a chi ne farà uso e limitarne la visibilità.

Un esempio pratico fittizio

BellAlbero è un’azienda trentina di fantasia specializzata nella vendita di legname. Uno dei suoi clienti è la WunderStuhl, mobilificio fittizio con sedi in Germania, Austria e Svizzera. WunderStuhl effettua costantemente ordini di legname a BellAlbero, che spedisce diverse volte all’anno decine di tonnellate di materia prima. BellAlbero dispone di una cartella cliente di WunderStuhl con all’interno i dettagli di ogni ordine eseguito. Gol permette di inserire annotazioni relative ad ogni specifico ordine effettuato da WunderStuhl e di renderle visibili di volta in volta ai contabili, agli spedizionisti o ai responsabili della logistica, facilitando così l’intero processo.

Note per macchinario

SI possono infine classificare le note per macchinario specifico utilizzato. Soltanto quando lo si utilizzerà e quando si aprirà la scheda relativa appariranno le informazioni che lo riguardano. Le annotazioni possono essere inserite sia da desktop sia da app: caso emblematico quello del tecnico che dovesse fare un’osservazione su uno strumento sul campo durante o al termine della fase di revisione.