Automatizzazione rapporti: l’esempio di Star Automation

Nell’accompagnare le imprese del territorio sulla via della digitalizzazione ci siamo accorti che uno dei campi in cui c’è più potenziale di miglioramento è la gestione dei rapporti delle attività. Spesso questi importantissimi documenti sono redatti a mano e questo comporta una miriade di conseguenze negative. Dai semplici ritardi nell’invio delle fatture ai danni economici che derivano dal non avere una visione d’insieme di costi e ricavi, compilare analogicamente i rapporti non è più una pratica sostenibile al giorno d’oggi.

È proprio per risolvere tali questioni che Star Automation, filiale europea dell’importantissima multinazionale di robotica Star, si è rivolta a noi.

Star Automation è leader nella vendita e manutenzione di robot industriali; ciononostante fino a qualche tempo fa faceva affidamento ai rapporti cartacei per tenere traccia della manutenzione dei macchinari venduti nel territorio. Ciò causava numerosi svantaggi ormai noti a chi del settore. Tra di essi vi erano:

• Ritardi nella catalogazione delle riparazioni eseguite;
• Impiego di maggior personale non necessario;
• Assenza di uno storico reale degli ordini di pezzi di ricambio;
• Difficoltà nell’avere una visione d’insieme dei costi sostenuti;
• Lentezza nell’invio di fatture al cliente.

La redazione a mano dei rapportini da parte dei tecnici manutentori faceva sì che vi fosse la necessità di una figura supplementare che trascrivesse tali informazioni nel gestionale: un’operazione non semplice quando le dimensioni dell’azienda implicano una presenza di molti professionisti al lavoro contemporaneamente. Questo causava conseguentemente ritardi nella catalogazione, nel calcolo dei costi sostenuti e quindi nell’invio della fattura al committente. Lo storico delle riparazioni era quindi descrittivo e non reale: un sistema farraginoso che si prestava anche ad errori di trascrizione.

GOL: la soluzione su misura per la gestione delle manutenzioni

Il Software GOL, modificabile secondo le esigenze dell’azienda, ben si adatta a questo tipo di problematica. Lo strumento ha reso possibile digitalizzare la gestione dei rapporti di attività che sono ora precompilabili e sempre disponibili e rintracciabili. Inoltre ha permesso di accedere in pochi clic alla scheda tecnica e di manutenzione di ogni macchinario (a proposito, qui dei consigli per la loro gestione).

I benefici per l’azienda

Dal punto di vista dell’azienda manutentrice, in questo caso Star Automation, GOL presenta grandi vantaggi tra cui:

• la possibilità di avere uno storico sempre reale e aggiornato su ogni macchinario da essa venduto;
• maggior rapidità nell’invio di fatture;
• controllo maggiore sui costi e sui ricavi.

I benefici per i clienti

Anche il cliente e proprietario del robot potrà apprezzare i vantaggi del sistema digitale visto che oltre appunto a ricevere immediatamente le fatture avrà la possibilità di seguire quasi in tempo reale e di consultare in futuro lo stato delle manutenzioni eseguite sui propri macchinari.

I benefici per il professionista sul campo

Il professionista sul campo è a nostro avviso la figura più importante. È lui (o lei) ad eseguire materialmente la riparazione, a possedere le competenze tecniche e a fungere da volto pubblico dell’azienda. Perdere tempo in incombenze burocratiche può essere frustrante ed aumentare i tempi di intervento. Per questo il nostro strumento grazie alla funzione di precompilazione permette di stilare in pochi minuti i rapporti di attività.

Voci di manodopera, di trasferta, costo dei ricambi: tutto questo potrà essere precompilato ed al professionista non resterà che inserire la descrizione del lavoro svolto ed il tempo impiegato.